Hankin­tojen digitali­sointi on toiminta­tavan muutos

Val­ti­on­han­kin­nat kiin­nos­ta­vat kan­sa­lai­sia. Osa­na Val­ti­on han­kin­to­jen di­gi­ta­li­soin­ti -oh­jel­maa to­teu­tet­tu tut­ki­han­kin­to­ja.fi -pal­ve­lu avat­tiin 4.9.2017. En­sim­mäi­sen vii­kon ai­ka­na pal­ve­lus­sa oli noin 11 tu­hat­ta kä­vi­jää.

Tut­ki­han­kin­to­ja.fi

Val­ti­on han­kin­to­jen di­gi­ta­li­soin­ti -oh­jel­mas­sa (Han­di) koko han­kin­ta­pro­ses­si yh­te­näis­te­tään han­kin­to­jen suun­nit­te­lus­ta aina mak­sa­tuk­seen. Val­ti­on­hal­lin­non si­säi­siä pro­ses­se­ja vä­hen­ne­tään ja au­to­ma­ti­soi­daan mer­kit­tä­väs­ti. Val­ti­on han­kin­to­jen di­gi­ta­li­soin­nin -to­teu­tus­oh­jel­mas­sa ovat mu­ka­na val­ti­o­va­rain­mi­nis­te­riö, Val­ti­o­kont­to­ri, Han­sel ja Pal­keet.

#yhdessä

Val­ti­o­va­rain­mi­nis­te­riö joh­taa Val­ti­on han­kin­to­jen di­gi­ta­li­soin­ti -oh­jel­maa. To­teu­tus­oh­jel­maa teh­dään tii­viis­sä yh­teis­työs­sä, jos­sa Han­sel on ak­tii­vi­nen han­kin­ta­pro­ses­sin alku­pääs­sä (tar­pees­ta han­kin­taan) ja Pal­keet lop­pu­pääs­sä (ti­lauk­ses­ta mak­suun). Oh­jel­ma­toi­mis­to on Val­ti­o­kont­to­ris­sa.

Suunnitelmallisuutta, tuloksia ja avoimuutta

Oh­jel­man en­sim­mäi­nen vuo­si on ta­ka­na. Oh­jel­mas­ta on saa­tu konk­reet­ti­sia tu­lok­sia ja toi­min­nal­li­suuk­sia vi­ras­to­ar­keen. Han­kin­to­jen suun­nit­te­lu on lii­tet­ty myös ajal­li­ses­ti osak­si muu­ta toi­min­nan suun­nit­te­lua. Kaik­ki han­kin­ta­yk­si­köt tuot­ta­vat han­kin­ta­suun­ni­tel­man­sa yh­tei­sen mal­lin mu­kai­ses­ti tä­män syk­syn ai­ka­na.

Kil­pai­lu­tus­ka­len­te­ri on jul­kais­tu. Toi­mit­ta­jat voi­vat va­rau­tua kil­pai­lu­tuk­siin en­tis­tä pa­rem­min, kun tu­le­vat han­kin­nat jul­kais­taan kil­pai­lu­tus­ka­len­te­ris­sa.

Han­kin­to­jen di­gi­ta­li­soin­nin to­teu­tus­oh­jel­ma näyt­täy­tyy myös kan­sa­lai­sil­le Tut­ki­han­kin­to­ja.fi-pal­ve­lun myö­tä. Han­kin­to­ja voi tar­kas­tel­la pal­ve­lus­sa han­kin­ta­yk­si­kön (kir­jan­pito­yk­sik­kö), toi­mit­ta­jan tai han­kin­ta­ka­te­go­ri­an (lii­ke­kir­jan­pi­don tili) pe­rus­teel­la. Kan­sa­lais­por­taa­li li­sää mer­kit­tä­väs­ti val­ti­on­hal­lin­non avoi­muut­ta ja val­ti­on ra­han­käy­tön läpi­nä­ky­vyyt­tä.

Muutosjohtaminen vauhtiin virastoissa

Ke­vään ai­ka­na käy­ty vi­ras­to­kier­ros sai hy­vää pa­lau­tet­ta. Kai­kis­sa vi­ras­tois­sa on ni­met­ty vas­tuu- ja yh­teys­hen­ki­löt han­kin­to­jen di­gi­ta­li­soin­nin käy­tän­nön to­teut­ta­mi­seen. Toi­min­ta­ta­van muu­tos­ta vi­ras­tois­sa tu­e­taan Han­di-oh­jel­man puo­lel­ta laa­jas­ti. Vi­ras­tot val­mis­tau­tu­vat par­hail­laan oman or­ga­ni­saa­ti­on­sa muu­tos­pro­jek­tin suun­nit­te­luun. Kai­kil­le Han­di-yh­teys­hen­ki­löil­le yh­tei­nen muu­tos­joh­ta­mi­sen Kick off pi­de­tään 22. syys­kuu­ta.

Ver­kos­toi­tu­mi­nen asi­an­tun­ti­joi­den vä­lil­lä sy­ve­nee en­ti­ses­tään muu­tos­joh­ta­mi­sen vas­tuu­hen­ki­löi­den ver­kos­to­ta­paa­mi­sis­sa. En­sim­mäi­set ver­kos­tot käyn­nis­ty­vät jo tä­män vuo­den puo­lel­la.

Oh­jel­man ete­ne­mis­tä voi seu­ra­ta ver­kos­sa osoit­tees­sa han­di.fi ja Twit­te­ris­sä pro­fii­li­ni­mel­lä @Han­di­Oh­jel­ma. Muu­tos­joh­ta­mi­sen ver­kos­to­jen käyn­nis­ty­es­sä vies­tin­nän pai­no­pis­te siir­tyy enem­män oh­jel­ma­ta­sol­ta vi­ras­toi­hin ja nii­den ko­ke­mus­ten vä­lit­tä­mi­seen. Vi­ras­to­jen vas­tuu­hen­ki­löil­le on lu­vas­sa spar­raus­ta myös oman toi­min­ta­suun­ni­tel­man te­ke­mi­seen ja si­säi­seen vies­tin­tään. Or­ga­ni­saa­ti­oi­den omat toi­min­ta­suun­ni­tel­mat val­mis­tu­vat tä­män vuo­den ai­ka­na, ja nii­tä esi­tel­lään lop­pu­vuon­na pi­det­tä­vis­sä hal­lin­non­ala­koh­tai­sis­sa ta­paa­mi­sis­sa.

Uuteen toimintamalliin liittyy myös uusia tietojärjestelmiä

Uu­teen toi­min­ta­mal­liin si­säl­tyy usei­ta toi­min­taa tu­ke­via tie­to­jär­jes­tel­miä. Mer­kit­tä­vin han­kin­toi­hin liit­ty­vis­tä uu­sis­ta jär­jes­tel­mis­tä on säh­köi­sen ti­laa­mi­sen ja las­ku­jen kä­sit­te­lyn rat­kai­su. Val­ti­on ta­lous- ja hen­ki­lös­tö­hal­lin­non pal­ve­lu­kes­kus Pal­keet on syys­kuun alus­sa teh­nyt han­kin­ta­pää­tök­sen pal­ve­lu­rat­kai­sun han­kin­nas­ta. Toi­mit­ta­jak­si on va­lit­tu Soft­co.

Han­di-jär­jes­tel­mäk­si ni­met­ty pal­ve­lu­rat­kai­su mah­dol­lis­taa hel­pon säh­köi­sen ti­laa­mi­sen sekä pit­käl­le vie­dyn las­ku­jen kä­sit­te­lyn au­to­ma­ti­soin­nin. Se tu­lee kor­vaa­maan ny­kyi­sen ti­laus­ten­hal­lin­ta­jär­jes­tel­män Til­han sekä las­ku­jen kä­sit­te­lyn ja ar­kis­toin­nin jär­jes­tel­män Ron­don. Sen avul­la on mah­dol­lis­ta laa­jen­taa las­ku­au­to­maa­ti­o­ta huo­mat­ta­vas­ti.

Sähköinen kilpailutus yhtenäistää ja yksinkertaistaa sekä viraston että toimittajan työtä

Han­kin­ta­laki edel­lyt­tää han­kin­ta­yk­si­köil­tä säh­köis­tä kil­pai­lut­ta­mis­ta. Kaik­kien han­kin­ta­yk­si­köi­den tu­lee to­teut­taa kil­pai­lu­tuk­sen­sa säh­köi­ses­ti vii­meis­tään 18.10.2018. Vel­voi­te kos­kee jo nyt yh­teis­han­kin­ta­yk­si­köi­tä. Käy­tän­nös­sä säh­köi­nen kil­pai­lut­ta­mi­nen tar­koit­taa Han­se­lin pui­te­jär­jes­te­lyn pii­riin kuu­lu­van Han­ki-pal­ve­lun käyt­töön­ot­toa tai säh­köi­sen kil­pai­lut­ta­mi­sen os­ta­mis­ta pal­ve­lu­na.

Säh­köi­ses­sä kil­pai­lut­ta­mi­ses­sa myös vi­ran­o­mais­tie­to­jen tie­to­jen tar­kas­ta­mi­nen au­to­ma­ti­soi­tuu. Jat­kos­sa jär­jes­tel­mä tar­kas­taa au­to­maat­ti­ses­ti, onko toi­mit­ta­ja lai­min­lyö­nyt esi­mer­kik­si vero­vel­voit­tei­taan.

Työpajat jatkuvat ja koulutussisällöt tarkentuvat syksyn aikana

Pa­ras kei­no py­syä ajan ta­sal­la han­kin­to­jen di­gi­ta­li­soin­nis­ta on osal­lis­tua kuu­kau­sit­tai­siin Han­di-työ­pa­joi­hin. Han­di-työ­pa­jat on suun­ni­tel­tu han­kin­ta­toi­men ja ta­lous­hal­lin­non edus­ta­jil­le, mut­ta kä­si­tel­tä­vis­tä asi­ois­ta on hyö­tyä myös joh­don ja vies­tin­nän edus­ta­jil­le. Han­di-työ­pa­joi­hin voi osal­lis­tua myös Sky­pen vä­li­tyk­sel­lä.

Han­sel on jo kou­lut­ta­nut käyt­tä­jiä ak­tii­vi­ses­ti Han­ki-pal­ve­lun käyt­töön. Kou­lu­tuk­set jat­ku­vat kas­vo­tus­ten ja Sky­pe-in­fo­jen vä­li­tyk­sel­lä. Säh­köi­ses­tä kil­pai­lut­ta­mi­ses­ta suun­ni­tel­laan myös oma mo­duu­lin­sa Han­di-oh­jel­man kou­lu­tus­ko­ko­nai­suu­teen. Oh­jel­mas­sa tar­jo­taan verk­ko­kou­lu­tus­ta eri­tyi­ses­ti han­kin­ta­toi­men ja ta­lous­hal­lin­non asi­an­tun­ti­joil­le. Kou­lu­tus to­teu­te­taan verk­ko­kurs­si­na osa­na HAU­Sin or­ga­ni­soi­maa eOp­pi­va-pi­lo­toin­tia.

Syk­syn Han­di-työ­pa­jat:

ke 2.10. klo 12 – 15
ti 24.10. klo 9 – 12
ke 15.11. klo 12 – 16
pe 15.12 klo 9 – 12

Han­kin­to­jen di­gi­ta­li­soin­ti ver­kos­sa:

Han­di.fi
Han­ki-pal­ve­lu.fi ja Kil­pai­lu­tus­ka­len­te­ri
Tut­ki­han­kin­to­ja.fi
@Han­di­Oh­jel­ma Twit­te­ris­sä

Oh­jel­ma­pääl­lik­kö Sei­ja Fri­ma­nin ja muu­tos­joh­ta­mi­sen pro­jek­ti­pääl­lik­kö Hani Ols­so­nin pää­työ­nä on tu­kea or­ga­ni­saa­ti­oi­ta Han­di-oh­jel­man ta­voit­tei­den on­nis­tu­neen muu­tok­sen to­teut­ta­mi­ses­sa. Oh­jel­ma tar­jo­aa tuki­ma­te­ri­aa­lia vi­ras­to­jen käyt­töön sekä oh­jaus-, kou­lu­tus- ja vies­tin­tä­pal­ve­lu­ja muu­tok­sen to­teut­ta­mi­seen käy­tän­nös­sä.

Pää­mi­nis­te­ri Si­pi­lä tut­kii han­kin­to­ja Han­se­lin ta­lous­joh­ta­jan opas­tuk­sel­la Sää­ty­ta­lol­la vie­te­tyis­sä Avoin­ten ovien päi­väs­sä. Kan­sa­lai­sil­le suun­nat­tu Tut­ki­han­kin­to­ja.fi on he­rät­tä­nyt laa­jas­ti kiin­nos­tus­ta kan­sa­lais­ten kes­kuu­des­sa.

Oh­jel­ma­pääl­lik­kö Sei­ja Fri­man pai­not­taa, että han­kin­to­jen di­gi­ta­li­soin­ti on toi­min­ta­ta­van muu­tos.

Muu­tos­joh­ta­mi­sen pro­jek­ti­pääl­lik­kö Hani Ols­son tar­jo­aa Han­di-vi­ras­toil­le muu­tok­sen tu­ek­si mm. oh­jaus-, kou­lu­tus- ja vies­tin­tä­pal­ve­lui­ta.

Val­ti­o­työn­an­ta­ja 3/2017Syys­kuu 201713.9.2017